Les documents qui doivent accompagner un envoi d'or vers Dubaï

Un envoi d’or en provenance de l’étranger est dédouané, réceptionné et traité sur la foi des documents qui l’accompagnent. Lorsqu’ils sont complets, le métal passe de l’aéroport à notre bureau, puis à la raffinerie, sans s’arrêter. Lorsqu’ils ne le sont pas, il attend en douane. Ce guide présente ce que demande notre liste de contrôle pour les sociétés étrangères et à quoi sert chaque pièce. La liste elle-même se télécharge sur la page Ouvrir un compte.

Avant le premier envoi

Une société constituée hors des Émirats est enregistrée sur la base de sept éléments : sa licence commerciale, son certificat d’immatriculation, son enregistrement à la TVA, ses statuts, le passeport ou la pièce d’identité du propriétaire, sa licence d’exportation et une adresse électronique en service. La licence d’exportation est le seul élément absent de la liste destinée aux sociétés émiriennes, et c’est celui qui manque le plus souvent. Sans elle, la société ne peut pas faire sortir légalement de l’or de sa propre juridiction, et nous ne pouvons pas le recevoir légalement.

Avec chaque envoi

Trois documents voyagent avec le métal, à chaque fois :

• La facture commerciale, en trois originaux, chacun tamponné et signé
• La liste de colisage, en trois originaux, chacun tamponné et signé
• Le certificat d’origine, en original

Il faut trois originaux parce que la facture et la liste de colisage passent entre plusieurs mains à l’arrivée : la douane, notre transitaire et nos propres archives en conservent chacun un. La douane n’accepte pas de copies à la place des originaux.

Ce que la facture doit mentionner

Le dédouanement repose sur la facture, dont le contenu est donc prescrit. Elle doit indiquer :

1. La description du contenu, à savoir des lingots d’or, avec le code SH 71081210
2. Le poids net du contenu
3. Le poids brut de l’envoi
4. La valeur du contenu
5. La description du ou des contenants
6. Le vendeur, c’est-à-dire votre société, et l’acheteur, c’est-à-dire Meridas Gold Trading L.L.C
7. Le pays d’origine, sur une ligne à part

Nos coordonnées de facturation complètes, y compris le numéro d’enregistrement fiscal et l’adresse à faire figurer pour l’acheteur, sont imprimées sur la liste de contrôle. Reprenez-les exactement ; une facture établie au nom commercial ou avec une adresse abrégée est une cause fréquente de retard.

Pourquoi le pays d’origine occupe une ligne à part

La ligne d’origine n’est pas une formalité douanière. C’est le premier maillon de la chaîne de traçabilité que le Guide OCDE sur le devoir de diligence et la réglementation émirienne sur l’approvisionnement responsable nous imposent d’établir pour chaque lot, et c’est ce que le certificat d’origine vient étayer. Un métal dont l’origine n’est pas indiquée, ou dont l’origine déclarée ne correspond pas au certificat, ne peut pas être accepté, quel que soit le résultat de l’essai. Le formulaire de chaîne d’approvisionnement rempli à l’ouverture du compte enregistre la même origine ; les trois documents doivent donc concorder.

Transporter le métal en main propre

Certains clients apportent le métal eux-mêmes plutôt que de l’expédier. C’est permis, et cela suit une procédure établie à l’aéroport de Dubaï. Avant le vol, nous avons besoin des données du passeport du passager et du billet d’avion, pour que notre agent sache qui attendre et quand.

À l’arrivée :

1. Le passager descend de l’avion avec la marchandise en main et se présente au contrôle des passeports. Si on lui demande le motif de son séjour, il déclare qu’il transporte de l’or en main propre.
2. Entre le contrôle des passeports et la salle des bagages se trouve un poste de contrôle aux rayons X. Le passager y signale qu’il transporte de l’or, puis se rend à la zone douanière pour le déclarer.
3. La douane prend l’or en dépôt et délivre un reçu de retenue (Detained Receipt). Le passager demande à la douane d’en envoyer une copie par courriel à moc.dlogsadirem@ofni.
4. Le passager nous envoie une photo ou un scan du reçu. Notre agent procède alors au dédouanement et apporte l’or à notre bureau de Dubaï.

L’or ne quitte pas l’aéroport avec le passager, et le passager n’a pas à organiser le dédouanement lui-même. Le reçu de retenue est le document qui permet à notre agent de le faire ; c’est pourquoi la copie doit nous parvenir sans délai.

Après l’arrivée

Depuis le bureau de Dubaï, le lot part à Sharjah pour la fonte, l’essai et l’affinage, selon le déroulement décrit dans de la réception au règlement. Les pièces d’ouverture de compte, les documents d’expédition et le certificat d’essai sont les trois jeux de papiers qui, ensemble, nous permettent de dire exactement d’où vient chaque gramme et ce qu’il valait.